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Automazione del ciclo passivo con AI: DDT e fatture nel gestionale
Yellow Tech sviluppa agenti AI per l'automazione documentale del ciclo passivo (intelligent document processing), per le aziende in Italia.Yellow Tech sviluppa agenti AI per l'automazione documentale del ciclo passivo (intelligent document processing), per le aziende in Italia.
Cos'è un agente AI per il ciclo passivo?
Il ciclo passivo è il processo che va dall'ordine al fornitore fino al pagamento della fattura.
Un agente AI legge DDT e fatture, li confronta con l'ordine e prepara la registrazione nel gestionale. Ciò che non torna va in coda.
Un DDT letto e confrontato con l'ordine
Come funziona un agente AI per il ciclo passivo
Il documento arriva
Via email, cartella condivisa, PEC, portale del fornitore o caricamento a mano.Via email, cartella condivisa, PEC, portale del fornitore o caricamento a mano.
L'agente lo legge
Da PDF, scansione, foto o XML (FatturaPA) ricava numeri, righe e quantità.Da PDF, scansione, foto o XML (FatturaPA) ricava numeri, righe e quantità.
Confronta con l'ordine
Abbina ogni riga all'ordine d'acquisto, fattura compresa, e segna quelle che non tornano.Abbina ogni riga all'ordine d'acquisto, fattura compresa, e segna quelle che non tornano.
Prepara la registrazione
Ciò che torna è pronto per l'import nel gestionale.Ciò che torna è pronto per l'import nel gestionale.
Una persona decide le eccezioni
Documento, dati letti e motivo del blocco.Documento, dati letti e motivo del blocco.
Agente AI o funzione AI del gestionale
- Quando basta
- Le fatture arrivano in XML dallo SDI e il magazzino registra già l'entrata merci
- Dove si ferma
- Di solito legge le fatture, non i DDT dei fornitori
- Quando basta
- DDT e fatture di fornitori diversi, in PDF, scansione o foto, con regole proprie
- Dove si ferma
- Richiede un progetto dedicato
| Quando basta | Dove si ferma | |
|---|---|---|
| Funzione AI del gestionale | Le fatture arrivano in XML dallo SDI e il magazzino registra già l'entrata merci | Di solito legge le fatture, non i DDT dei fornitori |
| Agente AI su misura | DDT e fatture di fornitori diversi, in PDF, scansione o foto, con regole proprie | Richiede un progetto dedicato |
Integrazione con ERP e gestionali: SAP, Zucchetti, TeamSystem
Il gestionale non cambia: l'agente si collega ai sistemi già in uso, se hanno API o un'importazione dei dati.Il gestionale non cambia: l'agente si collega ai sistemi già in uso, se hanno API o un'importazione dei dati.
Casella email
Legge gli allegati della casella dedicata.Legge gli allegati della casella dedicata.
Cartella condivisa
Legge i file che arrivano e scarta quelli che non servono.Legge i file che arrivano e scarta quelli che non servono.
ERP e gestionali: SAP, Zucchetti, TeamSystem, Dynamics, Oracle, Odoo
Con le API o l'importazione dei dati; il risultato può uscire anche in Excel.Con le API o l'importazione dei dati; il risultato può uscire anche in Excel.
Domande frequenti sul ciclo passivo con l'AI
Un agente AI legge il PDF, la scansione o la foto e ricava numero, data, fornitore, righe, codici e quantità. Di solito non serve un modello per ogni fornitore.Un agente AI legge il PDF, la scansione o la foto e ricava numero, data, fornitore, righe, codici e quantità. Di solito non serve un modello per ogni fornitore.
Il three-way matching confronta fattura, ordine d'acquisto e DDT prima di pagare. L'agente li confronta riga per riga: se la quantità consegnata è diversa da quella ordinata, la riga passa a una persona con i documenti affiancati.Il three-way matching confronta fattura, ordine d'acquisto e DDT prima di pagare. L'agente li confronta riga per riga: se la quantità consegnata è diversa da quella ordinata, la riga passa a una persona con i documenti affiancati.
Di solito la conferma la dà una persona; l'agente può registrare da solo i documenti letti con molta sicurezza. Ogni operazione resta nel registro.Di solito la conferma la dà una persona; l'agente può registrare da solo i documenti letti con molta sicurezza. Ogni operazione resta nel registro.
Un software OCR trasforma l'immagine in testo, e i sistemi di intelligent document processing basati su modelli ne chiedono uno per ogni impaginazione di fornitore. L'agente capisce anche cosa significa il testo e abbina le righe all'ordine, quindi con un'impaginazione nuova di solito non si ricomincia da capo.Un software OCR trasforma l'immagine in testo, e i sistemi di intelligent document processing basati su modelli ne chiedono uno per ogni impaginazione di fornitore. L'agente capisce anche cosa significa il testo e abbina le righe all'ordine, quindi con un'impaginazione nuova di solito non si ricomincia da capo.
Dipende da quanto sono leggibili. I campi letti con poca sicurezza vengono segnati.Dipende da quanto sono leggibili. I campi letti con poca sicurezza vengono segnati.
Il documento va in coda con il motivo scritto, per esempio «codice non trovato» o «quantità diversa dall'ordine». Per le piccole differenze si fissano tolleranze; una consegna parziale resta segnata con la quantità che manca.Il documento va in coda con il motivo scritto, per esempio «codice non trovato» o «quantità diversa dall'ordine». Per le piccole differenze si fissano tolleranze; una consegna parziale resta segnata con la quantità che manca.
No. L'agente lavora con il gestionale già in uso: SAP, Zucchetti, TeamSystem, Microsoft Dynamics, Oracle, Odoo o un gestionale su misura.No. L'agente lavora con il gestionale già in uso: SAP, Zucchetti, TeamSystem, Microsoft Dynamics, Oracle, Odoo o un gestionale su misura.
Dipende. Molti gestionali importano già l'XML dello SDI. Resta da abbinare la fattura al DDT quando il DDT arriva in PDF o su carta, e restano le fatture in PDF dei fornitori esteri.Dipende. Molti gestionali importano già l'XML dello SDI. Resta da abbinare la fattura al DDT quando il DDT arriva in PDF o su carta, e restano le fatture in PDF dei fornitori esteri.
Sì, con lo stesso schema. Per le bollette di luce e gas l'agente verifica che la somma delle righe quadri con i totali stampati e porta il risultato in un Excel; le schede prodotto le compone partendo dal sito del produttore.Sì, con lo stesso schema. Per le bollette di luce e gas l'agente verifica che la somma delle righe quadri con i totali stampati e porta il risultato in un Excel; le schede prodotto le compone partendo dal sito del produttore.
Lo stesso tipo di agente lavora sugli ordini dei clienti, che arrivano per mail, in PDF, in Excel o su WhatsApp. Riconosce il cliente, abbina ogni riga a un articolo dell'azienda e prepara le righe per il gestionale. Se manca una quantità o un articolo, l'ordine va in coda.Lo stesso tipo di agente lavora sugli ordini dei clienti, che arrivano per mail, in PDF, in Excel o su WhatsApp. Riconosce il cliente, abbina ogni riga a un articolo dell'azienda e prepara le righe per il gestionale. Se manca una quantità o un articolo, l'ordine va in coda.
I dati restano dove decide l'azienda, anche nel suo cloud. I modelli non li usano per l'addestramento e per i dati personali si firma un DPA.I dati restano dove decide l'azienda, anche nel suo cloud. I modelli non li usano per l'addestramento e per i dati personali si firma un DPA.
Dipende da quanti tipi di documento si leggono, da quanti fornitori ci sono e da quanti documenti arrivano. Il preventivo nasce dopo una prima analisi del processo.Dipende da quanti tipi di documento si leggono, da quanti fornitori ci sono e da quanti documenti arrivano. Il preventivo nasce dopo una prima analisi del processo.
I DDT e le fatture dei fornitori assorbono ore di lavoro manuale?
Yellow Tech sviluppa l'agente AI che legge DDT e fatture dei fornitori e ne prepara la registrazione nel gestionale. Partiamo da come lavori oggi e ti diciamo cosa si può automatizzare.